Pöytäkirja: Ylimääräinen yleiskokous (3/24)

PÖYTÄKIRJA
Yhdistyksen ylimääräinen yleiskokous (3/2024)
Suomen Hamsteriyhdistys ry.
Aika: 16.12.2024 klo 18.00
Paikka: Zoom

Läsnä: 

Pia Paananen, yhdistyksen varapuheenjohtaja
Martina Munther, yhdistyksen sihteeri
Henni-Emilia Salminen, yhdistyksen jäsen
Janika Kovalainen, yhdistyksen hallituksen jäsen
Jonna Tikka, yhdistyksen hallituksen jäsen
Kirsi Leppälammi, yhdistyksen jäsen
Lea Kallio, yhdistyksen jäsen
Marika Viinikainen, yhdistyksen jäsen
Pauliina Lampila, yhdistyksen jäsen
Satu Evilampi, yhdistyksen jäsen
Tiia Laari, yhdistyksen jäsen
Waltteri Jokinen, yhdistyksen jäsen

1. Kokouksen avaus
   Yhdistyksen varapuheenjohtaja Pia Paananen avasi kokouksen klo 18.03.

2. Kokouksen puheenjohtajan, sihteerin ja kahden pöytäkirjantarkastajan sekä kahden ääntenlaskijan valinta.
   Valittiin kokouksen puheenjohtajaksi Pia Paananen ja sihteeriksi Martina Munther. Ehdotettiin pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskijoiden virat yhdistettäviksi ja valittiin virkoihin Henni-Emilia Salminen ja Tiia Laari. 

3. Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus.
   Puheenjohtaja totesi kokouksen lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 

4. Hyväksytään työjärjestys.
   Hyväksyttiin esityslista kokouksen työjärjestykseksi. 

5. Syyskokouksen esittämien sääntömuutosehdotusten hyväksyminen
   
   5.1 Näyttelysäännöt (Liite 1)
   Taustoituksena esitettiin, että näyttelysääntöihin on esitetty yhdistyksen sääntömääräisessä syyskokouksessa muutoksia, jotka on päivitetty tässä kokouksessa esillä ja käsiteltävänä olevaan esitykseen.  
   
   Kokouksessa ei esitetty liitteenä oleviin näyttelysääntöihin muutoksia.  Päätettiin yksimielisesti vahvistaa esitys uusista näyttelysäännöistä sellaisenaan.  
   
   5.2 Yhdistyksen säännöt (Liite 2)
   Taustoituksena esitettiin, että yhdistyksen sääntöihin on esitetty yhdistyksen sääntömääräisessä syyskokouksessa muutoksia, jotka on päivitetty tässä kokouksessa esillä ja käsiteltävänä olevaan esitykseen. 
   
   Hyväksyttiin esitys uusista yhdistyksen säännöistä sellaisenaan. 

6. Vuoden 2022 tilinpäätöksen vahvistaminen ja vastuuvapauden myöntäminen vuoden 2022 hallitukselle.
   Kokouksen puheenjohtaja esitteli suullisesti ja näytöltä jakaen vuoden 2022 tilinpäätöksen, jonka laatimista on koordinoinut toimikaudella 2024. Tuloslaskelmassa todettiin erityistä hankaluutta konekielisten tiliotteiden vuoksi, mikä on estänyt tiliotteiden täsmällisen kohdentamisen oikeisiin kuludimensioihin. Lisäksi huomautettiin, että käteiskassaa ei ole kirjattu kirjanpitoon asianmukaisesti, ja syyskuusta eteenpäin merkinnät ovat olleet puutteellisia. Lisäksi perintäkuluja on kertynyt 63 euroa.
   
   Toiminnantarkastaja totesi lausunnossaan, että hallituksen pöytäkirjoja ei ollut saatavilla toiminnantarkastuksessa, ja kolme tositetta puuttui. Lisäksi toiminnantarkastaja huomauttanut muun muassa, että hallituslaiselle oli korvattu kuluja ilman kuittia, ja yksi lasku oli mennyt perintään aiheuttaen perintäkuluja. Toiminnantarkastaja oli ilmaissut kuitenkin arvioivansa, että kirjanpidon huolimattomuus ei ollut tahallista.
   
   Kokouksessa nousi esiin kysymys pöytäkirjojen puuttumisesta tilinpäätöksestä. Sihteeri ilmoitti, että pöytäkirjoja oli pyydetty koko hallitukselta sähköpostitse 25.2.2024, mutta vastauksia ei saatu keneltäkään hallituksen jäseneltä.
   
   Todettiin, että kirjanpidon osalta on tehty kaikki mahdollinen käytettävissä olevilla aineistoilla ja tiedoilla, mutta näin pitkän ajan jälkeen ei voida laatia tarkempaa tilinpäätöstä. Siten ehdotettiin, että tilinpäätös hyväksytään. 
   
   Kokous päätti, että tilinpäätös hyväksytään käytettävissä olevien tietojen pohjalta sillä edellytyksellä, että ilmenneet puutteet on kirjattu tiedoksi. Koska hallitus on laiminlyönyt kirjanpidon ja tilinpäätöksen laatimisen, kokous päätti yksimielisesti olla myöntämättä vastuuvapautta vuoden 2022 hallitukselle. Asia voidaan tarvittaessa saattaa jatkoselvityksiin.

7. Vuoden 2023 tilinpäätöksen vahvistaminen ja vastuuvapauden myöntäminen vuoden 2023 hallitukselle.
   Kokouksen puheenjohtaja esitteli suullisesti ja näytöltä jakaen toimikauden 2023 hallituksen allekirjoittaman tilinpäätöksen. 
   
   Tilinpäätöksessä todettiin vajaa 70 euron virhe päivä- ja pääkirjassa, jota tilinpäätöstä esittelevä puheenjohtaja ei pystynyt tarkemmin selvittämään. Tilinpäätöksen alijäämä oli 2197,00 euroa, ja yhdistys oli siten käyttänyt toimikaudella varoja reilusti yli käytettävissä olevien varojen. Varsinaisella toiminnalla saatiin tuottoa 6171 euroa, mutta muihin kuluihin meni 8288 euroa. Viranomaismaksuja oli ilmoitettu tilinpäätökseen lähes 400 euroa, joiden osalta heräsi tarkentavia kysymyksiä, liittyvätkö tässä mittakaavassa yhdistyksen varsinaiseen toimintaan perusteltavissa olevalla tavalla. 
   
   Puheenjohtaja esitteli suullisesti toiminnantarkastajan lausunnon. Toiminnantarkastaja toi esiin vakavia puutteita kirjanpidossa, kuten alkuperäisten tositteiden puuttumisen, käteiskassan puutteellisen kirjanpidon ja merkittävät virheet taloudellisissa päätöksissä ja pöytäkirjoissa. Erityisesti hallituksen pöytäkirjoista puuttui merkintöjä pankkitilin ja rahaliikenteen käsittelystä. Lisäksi tuli ilmi viivästyneitä maksuja ja oikeudelliseen perintään menneitä saatavia, jotka olivat aiheuttaneet ylimääräisiä kuluja yhdistykselle. 
   
   Kokouksessa käsiteltiin myös hallituksen jäsenen yksityiselle tilille osoitettuja ylimääräisiä maksuja, jotka oli osittain palautettu, mutta ei täysin. Tämä menettely todettiin vakavaksi väärinkäytöksi. Kokouksessa ehdotettiin, että mainittu Ruokaviraston lasku ja muut epäselvät tai perustelemattomat kulut peritään edellisen vuoden hallitukselta. 
   
   Kokouksessa keskusteltiin myös yhdistyksen omaisuuden hukkaamisesta. Erityisesti kiinnitettiin huomiota siihen, että hallituksen jäsenet olivat tehneet päätöksiä yhdistyksen omaisuuden, kuten ruusukkeiden ja muiden tavaroiden, hävittämisestä ilman asianmukaista dokumentointia. Tulkittiin yksimielisesti, että omaisuuden hävittäminen on ollut vahingollista yhdistykselle. 
   
   Tilinpäätöksen hyväksymisen osalta käytiin keskustelua eriävistä kannoista ja päätettiin asettaa asia äänestykseen. Keskustelussa korostettiin muun muassa alkuperäisten kuittien puuttumista, mikä on kirjanpitolain vastaista menettelyä. Samalla todettiin, että tilinpäätöksen vahvistaminen tässä kohtaa tarkoittaa muodollista kirjausta siitä, että allekirjoitettu tilinpäätös on esitetty ja käsitelty yhdistyksen kokouksessa, eikä poista yhdistyksen oikeutta saattaa hallituksen jäsenet vastuuseen mahdollisista virheistä ja laiminlyönneistä. Toisaalta keskusteltiin siitä, mitä seurauksia olisi, jos tilinpäätöstä ei päätettäisi vahvistaa tässä kokouksessa – esimerkiksi että asia siirtyisi tuleviin yhdistyksen kokouksiin, jolloin epäselvyyksien selvittäminen voisi olla hankalampaa. Todettiin myös, että alkuperäisten kuittien löytyminen on epätodennäköistä näin pitkän viiveen jälkeen, kun niitä on jo aiemmin pyydetty. Tuotiin esille myös, että vaikka tilinpäätöksen vahvistamatta jättäminen ei estä rikosoikeudellisten toimenpiteiden käynnistämistä samalla, rikosilmoitusten käsittely voi kestää pitkään. Tämä tarkoittaisi, että asian käsittely siirtyisi mahdollisesti huomattavan pitkälle ajalle, jos rikosilmoitusten avulla olisi tarkoituksena saada tarvittavia lisätietoja tilinpäätöksen vahvistamisen käsittelemiseksi uudelleen. 
   
   Tilinpäätöksen vahvistamisesta äänestettiin. Äänestyksessä annettiin 8 ääntä tilinpäätöksen vahvistamisen puolesta ja 3 ääntä vastaan. Eriävän kannan tilinpäätöksen vahvistamisesta esitti ja pyysi kirjaamaan yhdistyksen jäsen Waltteri Jokinen perustuen kirjanpitolainvastaiseen tilinpäätökseen. 
   
   Tilinpäätös vahvistettiin enemmistön päätöksellä. Kokous päätti yksimielisesti, että vastuuvapautta ei myönnetä toimikauden 2023 hallitukselle, koska yhdistyksen varoja on käytetty yli varojen ja ilman asianmukaista valtuutusta, ja kirjanpito on laiminlyöty.

8. Yhdistyksen omaisuus toimikausilla 2022–2023, 2023–2024 ja 2024–. Esitellään hankinnat ja omaisuuden ajankohtainen tilanne mahdollisten menetysten tai vahinkojen selvittämiseksi. Selvitetään, onko yhdistyksen omaisuuden hallinnasta ja säilytyksestä vastattu asianmukaisesti. Päätetään toimenpiteistä, joilla voidaan korjata tai kompensoida mahdollisia menetyksiä.
   
   Käytiin läpi yhdistyksen omaisuuden hallintaan ja säilytykseen liittyviä puutteita ja mahdollisia menetyksiä edellä mainittujen toimikausien aikana. Ilmeni, että yhdistyksen omaisuudesta oltiin huolehdittu puutteellisesti. Esimerkiksi ruusukkeiden, korttimaksulaitteiden ja messulakanoiden hävittämisellä ilman asianmukaista dokumentaatiota tai luovutusta aiheutettiin yhdistykselle merkittävää taloudellista vahinkoa. Ruusukkeiden osalta selvitettiin, että niitä oli tilattu suuria määriä, mutta niitä ei ollut jäänyt jäljelle seuraaville toimikausille. 
   
   Keskusteltiin erityisesti muun muassa tapauksesta, jossa toimikauden 2023 & 2024 hallituksen jäsen oli ilmoittanut heittäneensä roskiin yhdistyksen omaisuutta, kuten ruusukkeita, koska niitä ei ollut noudettu. Tämä toiminta oli koettu epäasianmukaiseksi, koska omaisuuden säilytysvastuu ei ollut loppunut pelkästään henkilön päättämään ja jälkikäteen ilmoittamaan tavaran noutamatta jättämiseen. Nykyinen hallitus oli kuitenkin lukuisia kertoja ottanut yhteyttä edelliseen hallitukseen sähköpostitse, puhelimitse ja sosiaalisen median välineillä yrittäen saada omaisuutta takaisin, mutta edellisen hallituksen jäseniltä ei ollut saatu kaiken omaisuuden osalta vastauksia.
   
   Keskustelussa tuli esiin myös, että yhdistyksen varoja oli siirretty henkilökohtaiselle tilille ilman lupaa tai dokumentoitua päätöksentekoa, ja tämä oli aiheuttanut epäselvyyksiä rahaliikenteessä. Hallituksen jäsen oli myös lainannut yhdistyksen tililtä rahaa ilman asianmukaista lupaa, mutta myöhemmin suurimman osan summista oli palauttanut. Tällainen toiminta on kuitenkin luonteeltaan rangaistavaa ja herätti mittavaa huolta yhdistyksen talouden ja omaisuuden hallinnan asianmukaisuudesta.
   
   Päätettiin, että nykyinen hallitus velvoitetaan selvittämään mahdolliset oikeustoimet ja ryhtymään toimenpiteisiin, mukaan lukien rikosilmoituksen tekeminen, epäselvyyksien ja mahdollisten väärinkäytösten selvittämiseksi. Tämä koskee erityisesti kirjanpitolain rikkomista, omaisuuden hävittämistä, oikeudelliseen perintään menneitä laskuja ja yhdistyksen varojen väärinkäyttöä. 

9. Kokouksen päätös.
   Kokouksen puheenjohtaja päätti kokouksen klo 19.32.