Kutsu: Sääntömääräinen syyskokous

KOKOUSKUTSU

Yhdistyksen sääntömääräinen syyskokous

Suomen Hamsteriyhdistys ry

Suomen Hamsteriyhdistys ry kutsuu jäsenensä yhdistyksen sääntömääräiseen syyskokoukseen, jossa käsitellään alla mainitut asiat. Kokoukseen ovat tervetulleita kaikki Suomen Hamsteriyhdistys ry:n jäsenet, äänioikeutettuja ovat yli 15-vuotiaat jäsenet. Päätökset tehdään yksinkertaisella ääntenenemmistöllä. Jokaisella äänioikeutetulla jäsenellä on oikeus edustaa oman äänensä lisäksi kahta yhdistyksen jäsentä valtakirjalla. Valtakirjan tulee olla yksilöity ja nimetty tälle kokoukselle. Tarvittaessa valtakirjan antajan on todistettava jäsenyys maksetusta jäsenmaksusta kuitilla.

Aika: 23.11.2026 klo 18
Paikka: Orakkaantie 4, 40640 Jyväskylä & etäkokous Zoom
etäosallistuminen rekisteröitymällä ennakkoon https://humak.zoom.us/meeting/register/bwXYUYsKQ2OOCUEeIR-lhw 

1. Kokouksen avaus.

2. Kokouksen puheenjohtajan, sihteerin ja kahden pöytäkirjantarkastajan sekä kahden ääntenlaskijan valinta.

3. Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus.

4. Hyväksytään työjärjestys.

5. Valitaan hallituksen puheenjohtaja seuraavaksi vuodeksi.

6. Hallituksen muiden jäsenten valinta seuraavaksi vuodeksi.

7. Toiminnantarkastajan sekä hänen varamiehensä valitseminen.

8. Hallituksen seuraavan vuoden toimintasuunnitelman ja talousarvioehdotuksen hyväksyminen.

9. Seuraavan vuoden jäsenmaksujen määrääminen vuosi-, nuoriso- ja yhteisöjäsenille.

10. Hallituksen esittämät tai kokouskutsussa mainitut asiat.

  1. Hamsuku-tietokannan käyttöönotto ja ylläpito

Hamsuku on Suomen Hamsteriyhdistys ry rekisteri- ja sukutietopalvelu, johon kootaan yhdistyksen rekisteröintitietoja, sukutauluja ja näyttelytuloksia. Palvelun tavoitteena on säilyttää hamsterien suku- ja rekisteritiedot keskitetysti, helpottaa tietojen hakemista ja täydentämistä sekä sujuvoittaa rekisteröintiä, poikuesuunnittelua ja näyttelyilmoittautumista.

Hallitus esittelee Hamsuku-tietokannan, sen käyttötarkoituksen, keskeiset ominaisuudet, käyttöönottosuunnitelman sekä palvelun ylläpidosta yhdistykselle aiheutuvat kustannukset.

  1. Hallituksen esitys:

Syyskokous päättää, että Suomen Hamsteriyhdistys ry ottaa Hamsuku-tietokannan käyttöön yhdistyksen virallisena rekisteri- ja sukutietopalveluna 1.12.2026 alkaen.

Tietokannan omistuksesta, henkilötietojen käsittelystä, käyttöoikeuksista, varmuuskopioinnista ja jatkuvuudesta vastaa Suomen Hamsteriyhdistys ry. Hallitus huolehtii tarvittavista sopimuksista, tietosuojadokumentaatiosta ja teknisen ylläpidon järjestämisestä. Rekisteröijät vastaavat tietojen tarkistamisesta ja hyväksymisestä hallituksen vahvistamien toimintaperiaatteiden mukaisesti.

Kokous valtuuttaa hallituksen tekemään käyttöönoton edellyttämät tekniset ja hallinnolliset toimenpiteet sekä käyttämään Hamsukun käyttö-, ylläpito- ja kehittämiskuluihin talousarviossa varatun määrärahan, kuitenkin enintään 1000,00 euroa tilikauden aikana.

Samalla päätetään, että Hamsukun toiminnasta, kustannuksista ja kehittämistarpeista raportoidaan jäsenistölle vähintään vuosittain.

11. Kokouksen päätös.