Pöytäkirja: Yhdistyksen ylimääräinen yleiskokous 26.5.2024

[Ylläpito]

PÖYTÄKIRJA

Yhdistyksen toinen ylimääräinen yleiskokous
Suomen Hamsteriyhdistys ry
Aika: su 26.5.2024 klo 14.00
Paikka: ABC Koulukatu, Koulukatu 29, 20100 Turku &
etäkokous Zoom

Läsnä:
Martina Munther, yhdistyksen sihteeri
Pia Paananen, yhdistyksen varapuheenjohtaja
Ely Tapanainen, yhdistyksen puheenjohtaja
Karoliina Ylinen-Reub, yhdistyksen jäsen
Jonna Tikka, hallituksen jäsen
Lea Kallio, yhdistyksen jäsen
Saija Kukkohovi, yhdistyksen jäsen
Satu Evilampi, yhdistyksen jäsen
Waltteri Jokinen, yhdistyksen jäsen
Kirsi Leppälammi, yhdistyksen jäsen (poistui klo 16.34)

ESITYSLISTA
1. Kokouksen avaus.
Yhdistyksen sihteeri Martina Munther avasi kokouksen klo 14.14.

2. Kokouksen puheenjohtajan, sihteerin ja kahden pöytäkirjantarkastajan sekä kahden ääntenlaskijan valinta.
Valittiin kokouksen puheenjohtajaksi Pia Paananen ja sihteeriksi Martina Munther. Ehdotettiin pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskijoiden roolia yhdistettäviksi ja valittiin tehtäviin Satu Evilampi ja Karoliina Ylinen-Reub.

3. Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus.
Kokouksen puheenjohtaja totesi kokouksen lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Kokouskutsu on lähetetty jäsenille jäsenrekisterijärjestelmän välityksellä 28.4.2024.

4. Hyväksytään työjärjestys.
Kokouksen työjärjestys hyväksyttiin sellaisenaan.

5. Vuoden 2019 tilinpäätöksen vahvistaminen ja vastuuvapauden myöntäminen vuoden 2019 hallitukselle.
Varapuheenjohtaja Pia Paananen esitteli vuoden 2019 tilinpäätöksen, toimintakertomuksen ja toiminnantarkastuslausunnon suullisesti.

Yhdistyksen jäsen Waltteri Jokinen esitti tarkentavia kysymyksiä esitykseen liittyen, miksi tilinpäätöksessä esitetään korjaus ja millä summalla tilinpäätöstä on korjattu.

Tilinpäätöksen laatimista koordinoinut Pia Paananen selvitti, että kyseessä on kirjanpidollinen virhe, jonka alkuperää mahdotonta selvittää näin pitkällä viiveellä. Yhdistyksen sihteeri huomautti, että toimikautta 2019 edeltävien toimikausien tilinpäätökset on myös jo vahvistettu ja vastuuvapaudet myönnetty. Pia Paananen selvitti, että mikäli virhettä ei tässä vaiheessa olisi korjattu, toistuisi se joka kirjanpidossa. Täsmennettiin, että vastaavien ja vastattavien on oltava sama luku.

Martina Munther ehdotti tilinpäätöksen vahvistamista ja vastuuvapauden myöntämistä vuoden 2019 hallitukselle. Ehdotusta kannatettiin yksimielisesti. Päätettiin vahvistaa vuoden 2019 tilinpäätös ja myöntää vastuuvapaus vuoden 2019 hallitukselle.

6. Vuoden 2020 tilinpäätöksen vahvistaminen ja vastuuvapauden myöntäminen vuoden 2020 hallitukselle.
Varapuheenjohtaja Pia Paananen esitteli vuoden 2020 tilinpäätöksen, toimintakertomuksen ja toiminnantarkastuslausunnon suullisesti.

Tuotiin esille olennaisimpana muutoksena, että painetun lehden tekeminen ja tuottaminen oli kyseisellä toimikaudella lopetettu.

Yhdistyksen jäsen Waltteri Jokinen esitti tarkentavan kysymyksen, miksi tilinpäätöksessä esitetään, ettei kahviotuottoja ollut kyseisenä toimikautena. Yhdistyksen sihteeri Martina Munther esitti mahdolliseksi syyksi, että toimikaudella oli järjestetty ainoastaan yksi näyttely. Yhdistyksen jäsen Jokinen kuitenkin huomautti, että kyseisessä näyttelyssä oli ollut kahvio.

Kokouksen enemmistö piti kahviotoiminnan puutteellista kirjanpitoa vähäisenä puutteena yhdistyksen keskeisen toiminnan kannalta. Yhdistyksen jäsen Satu Evilampi toi esille, että myös toiminnantarkastaja lausunnossaan oli esittänyt tilinpäätöksen sisältävän tiedot olennaisilta osin.

Ely Tapanainen huomautti, että yksittäisen näyttelyn kahviomyynnin kirjanpidon puutteellisuuden korostaminen tässä yhteydessä on kokonaisuutta tarkastellen ylimitoitettua, ja esitti tilinpäätöksen vahvistamista ja vastuuvapauden myöntämistä hallitukselle 2020. Yhdistyksen jäsen Waltteri Jokinen esitti eriävän mielipiteen tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle 2020 perustuen osoitettuun huolimattomuuteen kirjanpidon laatimisessa. Kokouksen enemmistö piti kirjanpidon puutteellisuutta moitittavana, mutta ei vastuuvapauden myöntämistä tai tilinpäätöksen vahvistamista estävänä.

Päätettiin enemmistön päätöksellä vahvistaa vuoden 2020 tilinpäätös ja myöntää vastuuvapaus vuoden 2020 hallitukselle.

7. Vuoden 2021 tilinpäätöksen vahvistaminen ja vastuuvapauden myöntäminen vuoden 2021 hallitukselle.
Varapuheenjohtaja Pia Paananen esitteli vuoden 2021 tilinpäätöksen ja toiminnantarkastuslausunnon suullisesti. Yhdistyksen sihteeri esitteli vuoden 2021 toimintakertomuksen suullisesti.

Yhdistyksen jäsen Waltteri Jokinen esitti tarkentavan kysymyksen pankkikulujen kasvamiseen. Tilinpäätöksen laatimista koordinoinut Pia Paananen vahvisti, että yhdistyksen pankkipalveluiden kustannukset olivat kohonneet ajankohtana huomattavasti. Yhdistyksen jäsen Kirsi Leppälammi tiedusteli, sisältyykö näihin pankkikuluihin esimerkiksi laitekuluja. Pia Paananen täsmensi, että ei sisälly.

Yhdistyksen sihteeri Martina Munther huomautti esitettyyn tilinpäätökseen viitaten, että yhdistyksen maksuliikenteen hoitamisen laiminlyönti ja siitä seuranneet perintäkulut osoittavat huolimattomuutta yhdistyksen taloudenhoidossa vuonna 2021.

Yhdistyksen jäsen Waltteri Jokinen huomautti, että kahviotuotot eivät tässäkään tilinpäätöksessä vaikuta realistisilta.

Yhdistyksen jäsen esitti esimerkin kirjanpidon kannalta kyseenalaisesta ja hämmennystä aiheuttaneesta tilanteesta liittyen matkakulujen korvaamiseen yhdistyksen käteiskassasta vuonna 2021. Kokouksen osallistujat pitivät kuvattua toimintaa yksimielisesti moitittavana.

Yhdistyksen jäsen Waltteri Jokinen tiedusteli, miksi käteiskassasta ei ole laadittu kirjanpitoa. Tilinpäätöksen valmistelua koordinoinut Pia Paananen piti huolimattomuutta vuoden 2021 kirjanpidossa moitittavana, mutta huomautti, että tällaisella viiveellä käteiskassan kirjanpidon tekeminen ei ole mahdollista.

Yhdistyksen sihteeri Martina Munther huomautti, että on olennaista tuoda puutteet esille, jotta huolellisuus vastaavissa asioissa tulevaisuudessa lisääntyy.

Yhdistyksen puheenjohtaja Ely Tapanainen esitti vastuuvapauden myöntämättä jättämistä perustuen merkittävään huolimattomuuteen taloudenhoidossa. Yhdistyksen jäsen Satu Evilampi esitti kokonaisuutta tarkastellen kuitenkin tilinpäätöksen vahvistamista. Kokouksen osallistujat pitivät vuoden 2021 kirjanpidon puutteellisuutta yksimielisesti moitittavana.

Kokouksen osallistuja tiedusteli, mikä merkitys vastuuvapauden myöntämättä jättämisellä olisi tulevaisuuden kannalta. Yhdistyksen sihteeri Martina Munther täsmensi, että kunkin toimikauden hallitus on vastuuvelvollinen oman toimikautensa osalta. Vastuuvapauden myöntämättä jättäminen mahdollistaa oikeuden esittää vahingonkorvausvaatimus.

Yhdistyksen puheenjohtaja Ely Tapanainen ehdotti esimerkiksi yhdistykseltä perittyjen perintäkulujen yhteissumman vaatimista korvattavaksi toimikauden 2021 hallituksen jäseniltä. Kokouksen osallistujat pitivät esimerkin mukaista ehdotusta kohtuullisena korvauksena.

Päätettiin yksimielisesti olla myöntämättä vastuuvapautta toimikauden 2021 hallitukselle. Päätettiin yksimielisesti vahvistaa vuoden 2021 tilinpäätös.

8. Tilintarkastusraportti vahvistamattomien tilinpäätösten osalta
Käytiin läpi kunkin vahvistamattoman tilinpäätöksen tilanne, sekä ilmenneitä virheitä, puutteita tai epäselvyyksiä toimikausien kirjanpidossa ja taloudenhoidossa. Yhdistyksen varapuheenjohtaja esitteli ajankohtaisen tilanteen toimikausien 2022 ja 2023 kirjanpitojen osalta.

Toimikauden 2022 kirjanpito sisältää kuitteja, mutta ei tiliotteita, lukuun ottamatta kolmea kuukautta. Yhdistyksen jäsen Kirsi Leppälammi tiedusteli, miten asiassa ajatellaan edettävän. Yhdistyksen varapuheenjohtaja Pia Paananen kertoi, että koska yhdistyksen tiliotteita ei ole saatavilla tällä hetkellä, tilinpäätöksen laatimista ei voida tällä hetkellä edistää.

Yhdistyksen sihteeri Martina Munther huomautti, että kokousta koolle kutsuttaessa oli oletus, että yhdistyksen pankkipalvelut olisivat jo normaalisti käytettävissä ja siten tietoa paremmin saatavilla.

Yhdistyksen puheenjohtaja Ely Tapanainen vahvisti, että pankkipalvelut eivät ole normaalisti käytettävissä, koska tilinkäyttöoikeuksien käsittely on pitkittynyt johtuen pankin aloittamasta lisäkäsittelystä. Ely Tapanainen myös huomautti olleensa asiasta yhteydessä pankin asiakaspalveluun toistuvasti. Asiakastietojen päivittämisen yhteydessä pankista kysyttiin viimeisen vuoden tilinpäätöstä, mihin Ely Tapanainen huomautti, että tilinpäätöksen laatiminen edellyttää pääsyä tiliotteisiin. Yhdistyksen sihteeri Martina Munther huomautti, että tilanne on hyvin poikkeuksellinen ja esitti tilinpäätöksen edellyttämisen antavan aihetta olettaa, että myös pankilla on yhdistyksen taloudenhoito tarkkailussa. Yhdistyksen jäsen Waltteri Jokinen tiedusteli, onko pankki kertonut, mitä yhdistyksen pankkipalveluiden osalta tutkitaan ja miksi. Yhdistyksen puheenjohtaja kertoi pankin ilmoittaneen, ettei lisätietoja voi antaa.

Yhdistyksen varapuheenjohtaja Pia Paananen kertoi, että ajankohtainen tieto yhdistyksen varallisuudesta perustuu tällä hetkellä toteutuneeseen kirjanpitoon. Esitettiin, että esimerkiksi näyttelytuloja oli vuoden 2024 Juhlanäyttelystä 687 euroa. Yhdistyksen puheenjohtaja Ely Tapanainen lisäsi, että tuloja on tullut vuoden 2024 alkupuolella myös jäsenmaksuista.

Vuoden 2023 tilinpäätöksen osalta esitettiin, että yhdistyksen nykyiselle hallitukselle on toistuvasti kerrottu, että tilinpäätös on toimitettu toiminnantarkastajalle. Toiminnantarkastaja on vastannut 9.5.2024, ettei ole saanut vuoden 2023 tilinpäätöstä tarkastettavaksi eikä hänen yhteystietojaan ole kysytty asian edistämiseksi.

9. Yhdistyksen omaisuus
a. Esitellään hankinnat ja omaisuuden ajankohtainen tilanne mahdollisten menetysten tai vahinkojen selvittämiseksi. Selvitetään, onko yhdistyksen omaisuuden hallinnasta ja säilytyksestä vastattu asianmukaisesti.
Kokouksessa ei ollut esiteltävää dokumentaatiota hankinnoista tai omaisuudesta. Yhdistyksen sihteeri Martina Munther esitti, että kokousta koolle kutsuttaessa oli ollut oletus, että tilanteesta olisi enemmän tietoa. Koska pankkipalvelut eivät ole yhdistyksen toimihenkilöiden käytössä vielä, tietoa ei ole. Martina Munther ehdotti aiheen käsittelyn siirtämistä yhdistyksen syyskokoukseen. Ehdotusta kannatettiin yksimielisesti.

b. Päätetään toimenpiteistä, joilla voidaan korjata tai kompensoida mahdollisia menetyksiä.
Yhdistyksen sihteeri Martina Munther esitti, että kokousta koolle kutsuttaessa oli ollut oletus, että tilanteesta olisi enemmän tietoa. Koska pankkipalvelut eivät ole yhdistyksen toimihenkilöiden käytössä vielä, tietoa ei ole. Martina Munther ehdotti aiheen käsittelyn siirtämistä yhdistyksen syyskokoukseen. Ehdotusta kannatettiin yksimielisesti.

Yhdistyksen jäsen Satu Evilampi tiedusteli kuluvan toimikauden hankintojen dokumentaatiosta ja huomautti yhdistyksen tilanteen edellyttävän erityistä selkeyttä dokumentaatiossa. Hallituksen jäsenet täsmensivät, että kaikki hankinnat dokumentoidaan ja esimerkiksi ruusuke- ja palkintohankinnat inventoidaan vuonna 2024 tuotekohtaisesti.

Yhdistyksen sihteeri Martina Munther huomautti, että yhdistyksen edellisten toimikausien hallitusten jäsenet ovat kirjanneet ruusukepalautuksia, mutta ylimääräisen yleiskokouksen valitsemalle hallitukselle ei edellinen hallitus näitä ruusukkeita ole luovuttanut.

10. Hallituksen valvontavastuu
a. Tarkastetaan, onko kunkin toimikauden hallitus noudattanut yhdistyksen sääntöjä ja voimassa olevia lakeja taloudenhoidossa.
Kerrattiin, että vastuuvapaus myönnettiin tässä kokouksessa toimikausien 2019 ja 2020 hallituksille kirjaten yhden eriävän mielipiteen toimikauden 2020 hallituksen osalta. Yhdistyksen jäsen Waltteri Jokinen esitti tämän eriävän mielipiteen perusteluiksi vuoden 2020 hallituksen huolimattomuuden sekä sääntöjen ja lakien noudattamatta jättämisen.

Yhdistyksen jäsen Waltteri Jokinen esitti, että jäsenistölle ei oltu aikoinaan pyydettäessä annettu paikkansapitävää tietoa, vaan jäsenistölle oli vastattu valheellisesti yhdistyksen taloudellisesta tilanteessa toimikausilla 2020, 2021, 2022 ja 2023.

Yhdistyksen jäsen Kirsi Leppälammi huomautti, että esille tulleita moitittavia seikkoja ovat dokumentaation puute käteiskassan osalta ja kuittien väärentämiseksi luettava korjaaminen jälkikäteen vuonna 2021.

Täsmennettiin moitittavan käteiskassan käsittelyn ja kirjanpidon laiminlyönnin koskevan erityisesti Klaukkalassa järjestettyä näyttelyä 31.7.2021.

Tuotiin esille, että toimikauden 2022 hallitukselle oli kyseisen toimikauden kuluessa osoitettu epäluottamuslause koskien toimikauden puheenjohtajan toimintaa, jota epäluottamuslauseen esittäneet eivät tuolloin pitäneet asiallisena. Epäluottamuslauseessa oli esitetty puheenjohtajan eroamista tehtävästään. Kyseisen toimikauden hallitus oli käsitellyt esityksen ja katsonut, ettei se antanut aihetta toimenpiteisiin.

Yhdistyksen jäsen Kirsi Leppälammi tiedusteli, ovatko ylimääräisessä yleiskokouksessa 26.1.2024 esitetyt toimenpiteet toteutuneet. Tällä viitattiin Michaela Davidin laatimaan pöytäkirjan kohtaan
"9. Verottajalle ilmoitus.
− Tuodaan jäsenten tietoon, että yhdistyksen jäsenet ovat tehneet vuosia jätättävistä kirjanpidoista ja tilinpäätöksistä sekä ilmoittamattomista tuomareiden matkakorvauksista Verottajalle, Patentti ja hallintorekisterille sekä poliisille ilmoituksen.
− Käydään keskustelua ilmoituksen tehneiden jäsenten henkilöllisyydestä. Todetaan, ettei henkilöllisyyksiä paljasteta jäsenten omasta toiveesta.
− Asiasta ei tehdä toimintasuunnitelmaa tai päätöstä." Yhdistyksen sihteeri Martina Munther kertoi, että yhdistys ei ole saanut kokouksessa esitetyn mukaista tietoa, ja että yhdistyksellä ei ole verovelkaa eikä edeltäneen kahden vuoden aikana tallennettuja tietoja ulosottorekisterissä.

b. Otetaan kantaa siihen, onko kunkin toimikauden hallitus huolehtinut yhdistyksen varainhoidosta asianmukaisesti ja vastuullisesti.
Kerrataan, että kokouksessa on todettu yhdistyksen varainhoidon olleen moitittavaa toimikausilla 2019, 2020 ja 2021.

Yhdistyksen jäsen Waltteri Jokinen huomautti, että jäsenistö oli yhdistyksen vuosikokouksissa vuosina 2019, 2020 ja 2021 toistuvasti pyrkinyt selvittämään todellista taloudellista tilannetta ja että näissä kokouksissa oli toistuvasti esitetty, että kirjanpito olisi suoritettuna ajantasaisesti ja kunnollisesti.

Yhdistyksen sihteeri Martina Munther huomautti, että myös toimikausien 2022 ja 2023 toiminta tällä hetkellä saatavilla olevan tiedon perusteella antaa olettaa epäillä varainhoidon vastuullisuutta ja asianmukaisuutta.

c. Pohditaan mahdollisia muita toimenpiteitä, mikäli havaitaan tuottamuksellisuutta tai vahingontekoa yhdistyksen hallitusten toiminnassa.

Päätetään tiedustella toimikaudella 2021 esille tulleen tilisiirron ja vastaavan summan myöhemmin palauttamisen syytä.

Yhdistyksen sihteeri Martina Munther esitti, että on yhdistyksen hallituksen valvontavastuun toteuttamista tehdä rikosilmoitus, mikäli havaitaan tuottamuksellisuutta yhdistyksen huonossa taloudenpidossa.

Yhdistyksen jäsen Waltteri Jokinen esitti näkevänsä, että yhdistyksen kokouksen järjestäminen rikosilmoituksia laatiessa olisi tarpeellinen. Yhdistyksen varapuheenjohtaja totesi, että valvontavastuu on istuvalla hallituksella, ei jäsenistöllä.

Yhdistyksen jäsen Satu Evilampi esitti huomautuksen, että rikosilmoituksia laatiessa on oltava huolellisesti dokumentoitua näyttöä epäillyistä rikoksista.

d. Käsitellään mahdollisia korvausvelvollisuutta koskevia seikkoja ja päätetään, tarvitaanko asiassa oikeudellista käsittelyä.
Yhdistyksen sihteeri Martina Munther ehdotti aiheen siirtämistä käsiteltäväksi seuraavaan yhdistyksen kokoukseen, jotta korvausvelvollisuutta kaikkien myöntämättä jätettyjen hallitusten vastuuvapauksien osalta voisi kerralla tarkastella. Kokous hyväksyi ehdotuksen ja aihe päätetään siirtää seuraavaan yhdistyksen kokoukseen käsiteltäväksi.

11. Toimenpiteet jatkossa
a. Hallituksen esitys tilanteen korjaamiseksi ja vastaavien tilanteiden ehkäisemiseksi tulevaisuudessa. Määritellään, mitä konkreettisia toimenpiteitä tarvitaan yhdistyksen talouden ja omaisuuden hallinnan parantamiseksi. Sovitaan, miten tulevia hallituksia ohjeistetaan toimimaan vastuullisesti ja lainmukaisesti.
Kerrattiin, että jatkossa yhdistyksen hallituksen kokous sisältää aina kohdan yhdistyksen talous, jossa esitetään ajantasainen taloustilanne. Dokumentoidaan jatkossa kaikki yhdistykselle tehdyt hankinnat, kuten palkinnot ja muut näyttelyiden järjestämiseen liittyvät hankinnat. Esitettiin, että kaikissa yhdistyksen tapahtumissa tänä vuonna on ollut kassakirja, jonka paikkansapitävyys on tarkistettu tapahtuman päätteeksi ja käteiskassa tilitetty yhdistyksen pankkitilille dokumentoidusti.

Keskusteltiin joissakin aiemmissa yhdistyksen kokouksissa jäsenistölle esitetyistä väitteistä, että tilinpäätökset ovat viivästyneet johtuen toiminnantarkastajien tavoittamattomuudesta. Yhdistyksen varapuheenjohtaja kertoi, että syyskokouksien valitsemien toiminnantarkastajien tavoittamisessa ei ollut ongelmia kokouksessa esitettyjen tilinpäätösten osalta. Epäillään lausuntoa toiminnantarkastajien tavoittamattomuudesta epärehelliseksi. Painotetaan, että toiminnantarkastajat valitsee yhdistyksen kokous ja toiminnantarkastajan suostumus tarvitaan aina tehtävään. Toiminnantarkastajaa, joka ei halua tai voi suoriutua tehtävästä, ei valita tehtävään.

b. Tarvittavat suunnitelmat ja aikataulut.
Kokouksessa ei esitetty muita tarvittavia suunnitelmia tai aikatauluja.

12. Muut asiat
Kokouksessa ei esitetty muita asioita.

13. Kokouksen päätös.
Kokouksen puheenjohtaja Pia Paananen päätti kokouksen klo 16.52.