Pöytäkirja: Hallituksen kokous 21.5.2024

[Ylläpito]

PÖYTÄKIRJA
Hallituksen kokous 6/2024
Suomen Hamsteriyhdistys ry.
 
Aika: 21.5.2024 klo 20.15
Paikka:   Google Meet

Läsnä:
Pia Paananen, yhdistyksen varapuheenjohtaja (läsnä 21.05 alkaen)
Martina Munther, yhdistyksen sihteeri
Jonna Tikka, hallituksen jäsen
Ely Tapanainen, yhdistyksen puheenjohtaja

ESITYSLISTA
1. Kokouksen avaus
Yhdistyksen puheenjohtaja Ely Tapanainen avasi kokouksen klo 20.33.

2. Kokouksen järjestäytyminen
Valittiin kokouksen puheenjohtajaksi Ely Tapanainen ja sihteeriksi Martina Munther.

3. Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
Kokouksen puheenjohtaja totesi kokouksen lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.
   
4. Esityslistan hyväksyminen kokouksen työjärjestykseksi
Esityslista hyväksyttiin kokouksen työjärjestykseksi.

5. Edellisten kokousten pöytäkirjojen hyväksyminen
Edellisen kokouksen 20240507 pöytäkirja hallituksen kokous pöytäkirja hyväksyttiin sellaisenaan.

6. Poskipussi 1/24 & 2/24 – tilanne
Poskipussin taittoa koordinoinut Ely kertoo, että julkaisu on viimeistelyä vaille valmis. Ehdotetaan seuraavaan lehteen sisällöksi harrastajien generoimaa kuvasisältöä, esim. "Instagalleria" ("Tägää meidät Instassa ja saatat löytää kuvasti lehdestä") -tyyppisesti.

Huomautetaan, että lehti ei saa viivästyä näin kovasti. Lehdelle on tehty .indd-pohja, josta taittotyötä on helpompi jatkaa. Sovitaan, että Martina voi vastata seuraavan lehden päätoimittamisesta.

7. Tuomarikoulutuskäytäntöjen uudistaminen – tilanne

Todetaan, että ehdotus ollut kahdessa peräkkäisessä kokouksessa esillä muuttumattomana. Ehdotukseen liittyen on pyritty aktivoimaan asiaan liittyviä henkilöitä osallistumalla keskusteluun sähköisissä viestintäväylissä. Tuomarikoulutuskäytännön uudistamistarpeita kommentoineiden ideoita hyödynnettiin ehdotuksen muotoilussa.

Ehdotus: Mikäli ulkomuototuomari haluaa palauttaa arvosteluoikeutensa, laaditaan jokaisen palaavan tuomarin kanssa henkilökohtainen suunnitelma arvosteluoikeuksien palauttamiseksi ja päivittämiseksi.

Pääpiirteittäin arvosteluoikeuksien palauttamiseksi tuomarin tulee suorittaa ns. arvostelukatselmus vähintään yhdessä näyttelyssä, arvostelevan tuomarin ja erikseen nimetyn tuomarimentorin avustuksella.

Katselmuksen tarkoituksena on havainnollistaa lajien nykytilannetta, mahdollisia huomioon otettavia seikkoja sekä yleisesti päivittää ja valottaa lajin nykytilannetta palaavalle tuomarille.

Tarvittaessa voidaan käyttää lisäapuna myös koearvostelusuoritusta, jos se koetaan tarpeelliseksi, tai muuta vastaavaa lisäkoulutusmahdollisuutta.

Katselmoinnin jälkeen suoritetaan keskustelutilaisuus, jossa palaava tuomari läpikäy tuomarimentorin (ja mielellään arvostelleen tuomarin) kanssa läpi päivän havainnot, ja tarvittaessa keskustelee palaavan tuomarin lisäkoulutustarpeesta.

Katselmoinnista toimitetaan hallitukselle vapaamuotoinen raportti, ja tuomarimentori esittää hallitukselle joko puoltoa, tai tarvittaessa keskustelee vielä hallituksen kanssa mahdollisesta lisäkoulutuksen tarpeesta.

Hallitus päättää yhdessä tuomarimentorin kanssa suorituksen jälkeen arvosteluoikeuksien palauttamisesta.

Ehdotusta kannatetaan sellaisenaan yksimielisesti. Tiedotus saa alkaa välittömästi niin sähköpostitse tuomari- ja asiantuntijaryhmille sekä pöytäkirjan muodossa koko harrastajakunnalle. Pilotoidaan arvostelukatselmus- ja tuomarimentorointikäytäntöä jo Juhlanäyttelyssä 25.5.2024, jotta todellisia kokemuksia ja tuomareiden itsensä palautetta voidaan hyödyntää toimintamallin hiomiseksi. Näyttelysääntömuutos tuodaan syyskokouksen päätettäväksi.

8. Juhlanäyttely 25.5.2024 – tilanne
Tarkistetaan kokouksessa näyttelytoimikunnalle ja kaikille näyttelyiden järjestämisestä kiinnostuneille tarkoitetun yhteiskäyttötiedoston "Näyttelytoimikunnan vastuutaulukko" sisältö ja täydennetään puuttuvat vastuutehtävät. Todetaan, että näyttelyn valmistelut ovat sujuneet hyvin, suureksi osaksi vapaaehtoisten ansiosta. Juhlanäyttelyn kaikkia assistentteja ei olla vielä nimetty, mutta toisaalta tämä on näyttelyiden järjestämisessä tyypillistä ja oletamme, että näyttelypaikalta löytyy innokkaita avustajia ilman ennakkoon tehtävään lupautumistakin.

9. Näyttelysääntöjen päivittäminen – tilanne
Martina kertoo suullisesti näyttelysääntöjen uudistamisen vaativan runsaasti huomiota ja työtä yksityiskohtien hiomiseksi. Esimerkiksi jo näyttelysääntöjen ensimmäisestä kohdasta, joka liittyy pisteellisten näyttelyiden järjestämiseen, eli vaatimus, joka edellyttäisi järjestävältä yhdistykseltä myös Suomen Kani- ja Jyrsijäliitto ry:n jäsenyyttä, on yhdistyksen edellisenä toimikautena poikettu koko vuoden osalta, mikä antaisi tällä hetkellä aihetta Vuoden Voittaja -pisteiden reklamoimiseen. Todetaan kuitenkin, että sääntö ei välttämättä aja sellaisenaan yhdistyksen tarkoitusta ja ennemmin olisi tarkoituksenmukaista ehdottaa sääntömuutosta.

Muutoksia tarvitaan runsaasti myös muissa säännöissä, joten todetaan yhteisesti, että valmistellaan kokonaisuudessaan uusi näyttelysääntökokonaisuus esitettäväksi syyskokoukseen.

Keskustellaan vielä valioitumissäännöistä, jotka ovat tällä hetkellä ristiriitaiset ja jättävät runsaasti tulkintaan liittyvää epävarmuutta. Esimerkiksi vaadittavien sertifikaattien määrää ja määräytymistä kansainvälisten titteleiden osalta ei selvitetä näyttelysäännöissä riittävällä tarkkuudella. NHC:n säännöt, joihin liittyy myös tittelisääntöjä, ovat ristiriitaiset näyttelysääntöjen kanssa.

Selvitetään yhteistyössä NHC:n jäsenyhdistysten kesken käytännöt sääntöjen yhtenäistämiseksi. Sovitaan, että Martina on yhteydessä.

10. Rekisteröintiohjeiden täsmentäminen
Todetaan, että rekisteröintisivu on edelleen päivittämättä. Sovitaan, että Ely päivittää. Jonna toimittaa talvikoita ja campbelleitä koskevan rekisteröintiohjeen sähköpostitse Elylle.

11. Yhdistyksen talous
Näyttelyilmoittautumisia on tullut tyydyttävä määrä. Lisäksi yhdistykseen on liittynyt uusia jäseniä.

12. Ajankohtaiset asiat
Toimikausien 2019 ja 2020 toiminnantarkastuslausunnot on saatu. Toimikauden 2021 tilinpäätös toimitettu tarkastukseen kuukautta ennen ylimääräistä yleiskokousta ja odotetaan saapuvaksi näinä päivinä.

13. Saapuneet kirjeet ja muut esille tulevat asiat
Saapunut kirje I. P. 15.5.2024: Liiketilan avajaiset ja näyttelytilatarjous pääkaupunkiseudulla. Martina esittelee yhteydenoton sisällön ja vastaanotto on yksimielisen innostunut ja positiivinen. Sovitaan, että Martina on yhteydessä ja ehdottaa yhteistyötä.

14. Seuraava kokous
Seuraava kokous on yhdistyksen ylimääräinen yleiskokous sunnuntaina 26.5.2024 klo 14.00. Järjestetään seuraava hallituksen kokous sunnuntaina 26.5. klo 15.30.

15. Kokouksen päättäminen
Puheenjohtaja Ely Tapanainen päätti kokouksen klo 21.55.