Pöytäkirja: Hallituksen kokous 3.4.2024

[Ylläpito]

PÖYTÄKIRJA
Hallituksen kokous 4/2024
Suomen Hamsteriyhdistys ry.
 
Aika: ke 3.4.2024 klo 20.00
Paikka:   Google Meet

Läsnä:
Pia Paananen, yhdistyksen varapuheenjohtaja
Martina Munther, yhdistyksen sihteeri
Jonna Tikka, hallituksen jäsen
Janika Kovalainen, hallituksen jäsen (20.20 lähtien)
Ely Vanloo, yhdistyksen puheenjohtaja (20.59 lähtien)
 
ESITYSLISTA
1. Kokouksen avaus
Varapuheenjohtaja Pia Paananen avasi kokouksen klo 20.08.

2. Kokouksen järjestäytyminen
Valittiin kokouksen puheenjohtajaksi Pia Paananen, sihteeriksi Martina Munther.

3. Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
Kokouksen puheenjohtaja totesi kokouksen lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.
   
4. Esityslistan hyväksyminen kokouksen työjärjestykseksi
Esityslista hyväksyttiin kokouksen työjärjestykseksi.

5. Edellisten kokousten pöytäkirjojen hyväksyminen
Edellisen kokouksen pöytäkirja hyväksyttiin sellaisenaan.

6. Ylimääräisen yleiskokouksen koollekutsuminen 26.5.2024
Kokouskutsu on luonnosteltu ja päätetty ajankohdaksi 26.5.2024. Päätetään lisätä esityslistalle tilinpäätöksen esittely sekä vastuuvapauden myöntäminen toimikausien 2019 ja 2020 hallitukselle, joiden tilinpäätöksiin on saatu toiminnantarkastajan lausunto ylimääräiseen yleiskokoukseen mennessä.

7. Tilintarkastusraportti ja toimenpiteet varojen väärinkäytön havaitsemisen varalta
Muistutetaan huomion kiinnittämisestä luottamusaseman väärinkäyttöön vastuutehtävissä edeltävällä toimikausilla.

"Luottamusaseman väärinkäytön edellytyksenä on, että tehtävien tai velvoitteiden laiminlyönti on aiheuttanut selkeää vahinkoa yhdistykselle. Luottamusaseman väärinkäyttöä voi ilmentyä siten, että luottamushenkilö ryhtyy sellaiseen toimeen, johon hänellä ei ole oikeutta tai laiminlyö tehtävänsä. Luottamusasemassa olevana henkilönä pidetään sellaista, jolle on annettu tehtäväksi hoitaa yhdistyksen taloudellisia tai oikeudellisia asioita."

Keskustellaan tilinpäätösten valmisteluiden heikosta tilasta. Tilinpäätöksissä pitäisi olla hallituksen pöytäkirjat. Tällä hetkellä kaikilta toimikausilta ei ole tilinpäätökseen liitettynä hallituksen pöytäkirjoja. Pyydetty pöytäkirjoja myös syyskokouksen 2023 valitsemalta hallitukselta. Pyyntöön ei ole vastattu.
 
Painotetaan tilintarkastusraporttien valmistelun edellyttävän erityisen avointa tiedotuslinjaa tilanteen vuoksi.

Tarkennettu yhdistyksen omaisuusluetteloa, koska selvinnyt, että myös 2023 toimikaudella tehdy yhdistykselle hankintoja. SumUp-korttimaksupäätettä ei ole palautettu yhdistykselle edeltävältä hallitukselta. Myöskään aiempaa yhdistyksen korttimaksupäätettä ei olla palautettu. Laitteiden anastamisesta toimitetaan tieto molemmalle palveluntarjoajalle.

8. Tuomarikoulutuskäytäntöjen uudistaminen – tilanne
Aiemmin ehdotettua tuomarimentori-/katselmointiajatusta tuomareiden arvosteluoikeuksien päivittämiseksi edistetään, sillä ajatus on saanut kannatusta. Hallituksen jäsen Jonna Tikka muotoilee asiasta esityksen, josta voidaan tarvittaessa tehdä päätös kokouspöytäkirjaan.

9. Näyttelysääntöjen päivittäminen – tilanne
Huomautetaan, että syyskokouksessa 2023 päätetyn eläinten kuljetuslaatikoita koskevien tarkennusten päivittäminen näyttelysääntöihin on vielä kesken, sillä kohtaa itsetehdyistä kuljetuslaatikoista ei löydy näyttelysäännöistä. Kohta on muotoiltu tällä hetkellä "Eläimet tulee näyttelyttää eläintenkuljetukseen myytävissä ilmanvahdoltaan riittävissä kuljetuslaatikoissa tai muoviterraarioissa (...)", joka koetaan liian tulkinnanvaraiseksi.
Ehdotetaan tietojenkäsittelylausuman lisäämistä näyttelysääntöihin.
Ehdotetaan ohjeellisten ruusukevärien lisäämistä näyttelysääntöihin.

10. Hallituksen kokouksessa tammikuussa 2024 esille tuotu ehdotus päivärahojen ja matkakulujen korvaamisesta näyttelyiden järjestämisessä osallistuville hallituksen jäsenille
Jatkettiin keskustelua aiemmasta hallituksen kokouksessa tehdystä ehdotuksesta koskien päivärahan ja matkakulujen korvaamista (niin halutessaan) toimihenkilölle, joka osallistuu näyttelyiden järjestämiseen ja toteuttamiseen yhdistyksen kutsumana. Päivärahat ja matkakulut korvattaisiin toimihenkilölle normaalilla matkalaskulla verohallinnon periaatteiden mukaisesti huomioiden, että toimihenkilö nauttii tapahtumassa ilmaisen lounaan.

Saatu selville, että päivärahoja ja matkakuluja on korvattu hallituslaisille jo usean vuosien ajan vaihtelevin käytännöin ja vaihtelevin päätöksentekomenettelyin, mitä pidetään kyseenalaisena toimintana.

Päivärahojen ja matkakulujen korvaaminen nähdään oikeudenmukaisena tilanteessa, jossa henkilö tulee järjestämään näyttelyä toimihenkilönä edellyttäen tämän läsnäoloa paikalla koko tapahtuman ajan. Sen sijaan korvaamista ei nähdä kohtuullisena, jos henkilö osallistuu näyttelyyn näytteilleasettajana esittäen omia eläimiään. Toisaalta esimerkiksi yhdistyksen näyttelyirtaimiston kuljettaminen näyttelypaikalle on pakollista ja yhdistyksen irtaimiston kuljettamisesta tulisi saada kohtuulliseksi katsottu korvaus.

Pidetään kohtuullisena linjausta, jossa päivärahat ja matkakulut korvataan henkilölle, joka yhdistyksen hallituksen kutsumana osallistuu näyttelyyn toimihenkilönä ja joka päivärahojen ja matkakulujen korvausta hakee matkalaskua käyttäen. Hallitus voi kutsua näyttelyn toimihenkilöksi näyttelyn toteuttamisen kannalta välttämättömistä syistä.

Linjaus mahdollistaisi harkinnanvaraisuuden ja toisaalta sitä pidetään yhdistyksen toiminnan kannalta kohtuullisena ja toteuttamiskelpoisena.

11. Yhdistyksen talous
Yhdistyksen pankkipalveluita ei olla vieläkään saatu avattua vuoden 2023 puuttuvan tilinpäätöksen tähden. Pankkipalveluiden avaamista yritetään jouduttaa pankin asiakaspalvelussa. Tilin saldosta ei tietoa tällä hetkellä.
Yhdistyksen varapuheenjohtaja on koostanut aikaisempien toimikausien tilinpäätöksiä ja ehdottaa, että voi jatkaa kirjanpidon parissa myös kuluvalla toimikaudella tukitoimena rahastonhoitajalle. Yhdistyksen puheenjohtaja ja rahastonhoitaja Ely hoitaa maksuliikenteen yhteistyössä kirjanpitäjän kanssa.

12. Ajankohtaiset asiat
a. Lemmikkimessut – tilanne
Yhdistyksen roll-up saatu, mutta messuille hankittuja lakanoita ei olla saatu edelliseltä hallitukselta.

b. Juhlanäyttely – tilanne
Juhlanäyttelyn järjestämisessä on koettu ilahduttavaa yhteisöllisyyttä ja tapahtuman järjestelyt ovat hyvällä mallilla. Yhdistyksen jäsen on varannut näyttelylle tapahtumapaikan. Tapahtuman toimihenkilöt saapuvat arvostelemaan ja järjestämään näyttelyä korvauksetta. Palkinnot näyttelyyn on hankkinut yhdistyksen jäsen.
Juhlanäyttelyssä jaetaan Vuoden Voittaja -palkinnot. Lea ilmoittanut voivansa tehdä plakaatit Vuoden Voittajille.
Juhlanäyttelyä sponsoroi Tierran Lemmikkipuoti. Kartoitetaan myös muiden yritysten kiinnostua osallistua yhdistyksen tulevien tapahtumien sponsorointiin.

13. Saapuneet kirjeet ja muut esille tulevat asiat

Saapunut kirje 25.2.2024: yksityishenkilö antanut palautetta tiedotteesta, jonka kokee olevan huonosti ja paikkansapitämättömästi laadittu. Ilmoitetaan, että yhteydenottoon vastattu kirjallisesti 1.3.2024. Lisäksi Martina Munther esittää, että yhdistyksen tilanteessa oli välttämätöntä laatia tiedote kriisiviestinnän tarpeen vuoksi. Yhdistyksen hallituksen 14.1.2024 vastaanottamasta epäluottamuslauseesta ei tiedotettu jäsenistölle lainkaan ennen hallituksen eroa. Hallituksen eron myötä Suomen Hamsteriyhdistys ry oli tilanteessa, jossa sen toiminta vaarantui, sillä se jätettiin ilman nimenkirjoittajia 19.1.2024 lähtien. Hallituksen luottamushenkilöt jättivät tehtävänsä ilman ennakkovaroitusta tai yhdistyksen omaisuuden (aineeton ja aineellinen omaisuus) siirtämistä seuraaville vastuuhenkilöille. Yhdistyksen eronnut hallitus ehdotti yhdistyksen lakkauttamista, ja kutsui ylimääräisen yleiskokouksen koolle 26.1.2024.

Tiedotteen tarkoituksena oli selventää jäsenistölle hallituksen eron seurauksia ja toimenpiteitä tilanteen korjaamiseksi. Yhdistyksen toimintakyvyttömyys ilman pätevää hallitusta on vakava huolenaihe, ja tiedotteen tarkoitus oli varmistaa jäsenten tietoisuus toimenpiteistä, joita on jo tehty tilanteen normalisoimiseksi, sekä suunnitelmista tulevaisuuden varalle. Yhdistykselle valittiin uusi hallitus ylimääräisessä yleiskokouksessa, ja heidän tehtävänään on välittömästi ryhtyä hoitamaan edellisen hallituksen laiminlyömiä vastuutehtäviä. Tiedote oli välttämätön laatia yhdistyksen maineen palauttamiseksi, jota aiempi vastuuton toiminta on jo merkittävästi vahingoittanut. Yhdistyksen nimissä oli muun muassa lähetetty heikosti laadittuja tiedotteita, joissa virheellistä ja yhdistyksen linjan vastaista tietoa. Nämä tiedotteet oli tärkeä mitätöidä, jotta virheellinen tieto ei leviäisi.

Saapunut kirje 9.3.2024: Pienyrittäjä tiedustelee, olisiko mahdollista myydä tuotteita näyttelyiden yhteydessä. Keskusteltu käytännön linjaamisesta hallituksen kokouksessa ja vastattu, että tapahtuman toiminnan luonteen kannalta olennainen tuotemyynti on sopivaa ja yhteistyö voisi toteutua esimerkiksi osallistumalla näyttelyn palkintojen muodossa.

Saapunut kirje 14.3.2024: Tiedustelu kiinnostuksesta osallistua yhdistystä ja eläimiä esittelemään lastentapahtumaan vappuna. Hallituksessa ei valitettavasti aktiiveja pääkaupunkiseudulla, jolloin vapputapahtumaan hankalaa osallistua.

14. Seuraava kokous
   Seuraava hallituksen kokous 7.5.2024 klo 20.

15. Kokouksen päättäminen
   Kokouksen puheenjohtaja Pia Paananen päätti kokouksen klo 21.53