Pöytäkirja: Yhdistyksen sääntömääräinen kevätkokous 30.3.2024

[Ylläpito]

PÖYTÄKIRJA
Yhdistyksen sääntömääräinen kevätkokous
Suomen Hamsteriyhdistys ry.
 
Aika: la 30.3.2024 klo 14.00
Paikka: Orakkaantie 4, 40640 Jyväskylä & etäkokous Zoom-alustalla ennakkoon rekisteröityneille

Läsnä:
Pia Paananen, yhdistyksen varapuheenjohtaja
Martina Munther, hallituksen jäsen
Jonna Tikka, hallituksen jäsen
Kirsi Leppälammi, yhdistyksen jäsen
Lea Kallio, yhdistyksen jäsen
Nina Laiho, yhdistyksen jäsen
Satu Evilampi, yhdistyksen jäsen
Waltteri Jokinen, yhdistyksen jäsen
Miia Laitinen, yhdistyksen jäsen
Marika Viinikainen, yhdistyksen jäsen
Jessica Gullblom, yhdistyksen jäsen
Saila Rönkkö, yhdistyksen jäsen


ESITYSLISTA

1. Kokouksen avaus.

Varapuheenjohtaja Pia Paananen avasi kokouksen klo 14.11.

2. Kokouksen puheenjohtajan, sihteerin ja kahden pöytäkirjantarkastajan sekä kahden ääntenlaskijan valinta.

Martina Munther ehdottaa pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskijoiden virkojen yhdistämistä, ja itseään kokouksen sihteeriksi. Valitaan yhdistettyihin virkoihin Satu Evilampi & Marika Viinikainen. Ehdotetaan ja valitaan Pia Paananen kokouksen puheenjohtajaksi.

3. Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus.

Puheenjohtaja totesi kokouksen lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Kutsu sääntömääräiseen kevätkokoukseen on lähetetty 28.2.2024 jäsenille jäsenrekisterijärjestelmän välityksellä.

4. Hyväksytään työjärjestys.

Hyväksyttiin kokouksen työjärjestys sellaisenaan.

5. Hallituksen toimintakertomus ja tilinpäätöksen vahvistaminen sekä vastuuvapauden myöntäminen edellisen toimintavuoden hallitukselle.

Yhdistyksen edellisen toimintavuoden 2023 hallitus ei ole toimittanut tilinpäätöstä eikä toimintakertomusta toiminnantarkastajalle, eikä siten ole saatu toiminnantarkastuslausuntoa esitettäväksi sääntömääräiseen kevätkokoukseen. Tämän vuoksi vastuuvapautta vuoden 2023 hallitukselle ei voida myöntää.

6. Hallituksen esittämät tai kokouskutsussa mainitut asiat.
a. Vuoden 2019 tilinpäätöksen vahvistaminen ja vastuuvapauden myöntäminen vuoden 2019 hallitukselle.

Yhdistyksen hallitus ei ole toimittanut tilinpäätöstä eikä toimintakertomusta toiminnantarkastajalle, eikä siten ole saatu toiminnantarkastuslausuntoa. Tämän vuoksi vastuuvapautta vuoden 2019 hallitukselle ei voida myöntää.

Kokouksessa käytiin avointa keskustelua yhdistyksen taloudellisesta tilanteesta ja havaitusta hallinnollisten velvoitteiden laiminlyönnistä. Osallistujat ottivat esiin yhdistyksen ajankohtaisen taloudellisen tilanteen. Selvitettiin, että yhdistyksen toiminta on tällä hetkellä riippuvaista aktiivien varoista ja hyväntekeväisyydestä.

Kokouksessa tuotiin esiin vakava huoli yhdistyksen varojen asianmukaisesta käytöstä ja hallituksen valvontavastuun laiminlyönnistä. On todettu, että hallitukset ovat laiminlyöneet velvollisuutensa toimittaa tilinpäätös ja toimintakertomus toiminnantarkastajalle, mikä on vakava virhe hallinnossa.

Kokouksessa ehdotettiin ylimääräisen yleiskokouksen järjestämistä korvausvelvollisuuden käsittelyä varten. Yleiskokouksessa tullaan tutkimaan mahdollisia tahallisia toimia sekä hallituksen valvontavastuun laiminlyöntiä, ja tarvittaessa ryhdytään asianmukaisiin toimenpiteisiin yhdistyksen etujen turvaamiseksi.

Tässä vaiheessa vastuuvapauden myöntäminen on poissuljettu, ja toimenpiteitä vaaditaan yhdistyksen edun turvaamiseksi ja hallituksen toiminnan arvioimiseksi asianmukaisesti. Kokouksessa vallitsi yksimielisyys siitä, että tilanne vaatii nopeaa ja perusteellista selvittelyä sekä tarvittavia toimenpiteitä yhdistyksen etujen turvaamiseksi.

b. Vuoden 2020 tilinpäätöksen vahvistaminen ja vastuuvapauden myöntäminen vuoden 2020 hallitukselle.

Yhdistyksen hallitus ei ole toimittanut tilinpäätöstä eikä toimintakertomusta toiminnantarkastajalle, eikä siten ole saatu toiminnantarkastuslausuntoa. Tämän vuoksi vastuuvapautta vuoden 2020 hallitukselle ei voida myöntää.

c. Vuoden 2021 tilinpäätöksen vahvistaminen ja vastuuvapauden myöntäminen vuoden 2021 hallitukselle.

Yhdistyksen hallitus ei ole toimittanut tilinpäätöstä eikä toimintakertomusta toiminnantarkastajalle, eikä siten ole saatu toiminnantarkastuslausuntoa. Tämän vuoksi vastuuvapautta vuoden 2021 hallitukselle ei voida myöntää.

d. Vuoden 2022 tilinpäätöksen vahvistaminen ja vastuuvapauden myöntäminen vuoden 2022 hallitukselle.

Yhdistyksen hallitus ei ole toimittanut tilinpäätöstä eikä toimintakertomusta toiminnantarkastajalle, eikä siten ole saatu toiminnantarkastuslausuntoa. Tämän vuoksi vastuuvapautta vuoden 2022 hallitukselle ei voida myöntää.

7. Kokouksen päätös.
Kokouksen puheenjohtaja Pia Paananen päätti kokouksen klo 14.54.