Pöytäkirja: Hallituksen kokous 28.2.2024

[Ylläpito]

PÖYTÄKIRJA
Hallituksen kokous
Suomen Hamsteriyhdistys ry.
 
Aika: ke 28.2.2024 klo 19.30
Paikka:   Zoom

Läsnä:
Ely Vanloo, puheenjohtaja
Pia Paananen, varapuheenjohtaja
Martina Munther, sihteeri
Janika Kovalainen, hallituksen jäsen
 
ESITYSLISTA
1. Kokouksen avaus
Puheenjohtaja Ely Vanloo avasi kokouksen klo 19.28.

2. Kokouksen järjestäytyminen
Valittiin kokouksen puheenjohtajaksi Ely Vanloo, sihteeriksi Martina Munther.

3. Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
Puheenjohtaja totesi kokouksen lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.
   
4. Esityslistan hyväksyminen kokouksen työjärjestykseksi
Esityslista hyväksyttiin kokouksen työjärjestykseksi.

5. Edellisten kokousten pöytäkirjojen hyväksyminen
Edellisen kokouksen pöytäkirja Hallituksen järjestäytymiskokous 31.1.2024 hyväksyttiin sellaisenaan.

6. Käyttäjätunnukset SHY:n alustoille
- Meta: Facebook-tilin ylläpitäjinä toimivat tällä hetkellä Ely Vanloo, Jonna Tikka ja  Martina Munther. Keskustelukanavalle tehty säännöt ja akuuteimmat viestintätarpeet on täytetty.
- Yhdistyksen nimellä esiintyvän TikTok-tilin haltijasta ei ole vielä tietoa.
- Drive: Driven käyttöönottoa hankaloitti uuden hallituksen aloittaessa toimintaansa tilin kaksivaiheinen tunnistus, mutta vihdoin Drive-tilille on päästy. Valitettavasti dokumentaation määrä on tilillä vähäinen. Martina Munther on rakentanut alustalle kansiotaksonomiaa yhdistyksen asiakirjojen sähköisiä varmuuskopioita varten.
- Yhdistyksen Drive-tiliin on yhdistetty Canva-tili visuaalisen viestinnän tukemiseen, Canva-tiliin anottu ja saatu ilmainen Pro-tilaus voittoa tavoittelemattoman yhdistyksen statuksella.
- Lisätty Drive-tilille Google Kalenteriin julkinen Hamsterinäyttelyt-kalenteri, johon voimme lisätä sekä yhdistyksen että paikallis- ja muiden lajiyhdistysten järjestämät hamsterinäyttelyt. Lisäksi kalenterista löytyvät nyt myös hallituksen ja yhdistyksen kokoukset liitteineen. Ely ehdottaa myös kalenterilinkin tekemistä hallituksen tapahtumille hallituslaisille, päätetään tehdä.
- Muille Google-sähköpostitileille pääsy:
- Ely ehdottaa, että perustetaan viralliset @hamsteriyhdistys.fi-päätteiset sähköpostit oman domainin alle kaikille eri yhdistyksen toiminnoille. Sähköpostitilejä voi perustaa rajattoman määrän, ja ne saa ohjattua tarvittaessa muille tileille. Siten yhdistyksen sähköpostiosoitteet säilyvät aina samoina, vaikka toimihenkilöt vaihtuisivat. Ehdotusta sähköpostien perustamisesta kannatetaan yksimielisesti.
- Janika Kovalainen vahvistaa yhdistyksen rekisteröintisähköpostiosoitteen osalta, että on päässyt rekisteröintisähköpostiin ja saanut rekisteröintiä hoidettua ongelmitta. Rekisteröintejä on tullut melko runsaasti, syyrianhamstereiden  osalta pääasiassa. Janika kertoo päässeensä kirjautumaan myös sähköpostineuvonta-tilille, josta kertoo, että tilillä hyvin vanhoja ja vastaamatta jääneitä viestejä. Oletetaan, että neuvontasähköposti on unohtunut päivittää joillekin sivuille, eikä kukaan ole tarkkaillut vanhaa osoitetta. Ely tarkistaa, että hoito-ohjeissa on mainittuna vanha neuvontaosoite, kun muilla sivuilla neuvontakysymykset on ohjattu osoitteeseen hamsteriyhdistys@gmail.com. 

7. Sivustouudistus
Ely Vanloo on tehnyt ehdotukset sivustoon sekä jäsenten hallinnointiin liittyviin uudistuksiin. Ehdotuksia esitellään kokouksessa ja niiden toteutus tässä vaiheessa herättää kehuja. Kehitteillä esimerkiksi integraatio yhdistyksen keskustelufoorumin ja jäsenrekisterin välillä. Martina Munther esittää kuitenkin toivomuksen, ettei vanhojen keskustelufoorumeiden tietoja hävitetä, vaan että ne arkistoitaisiin. Sivustouudistusta kehitetään rauhalliseen tahtiin vuoden 2024 aikana.

8. Yhdistyksen omaisuus
- Yhdistyksen omaisuus on ilmoitetusti edeltävän hallituksen sihteerin hallussa. Ely Vanloo oli luvannut hakea tarvikkeet, mutta ei pysty sopimaan hakuajasta edeltävän hallituksen sihteerin kanssa viestintävälineen estämisen vuoksi. Ilmeisesti tavaroiden viemisestä Musti & Mirri -liikkeeseen on ollut puhe.
- Saatu tietoon vuoden 2023 puheenjohtajalta, että myös tilinpäätökset vuodelta 2019 ja 2020 ovat edeltävän hallituksen sihteerin hallussa.
Keskusteltu yhdistyksen omaisuudesta ja laadittu omaisuuslistaa yhdistyksen Drive-tilille
- Jalostustietokanta: Jalostustietokannan osalta selvisi, että se on entisen puheenjohtajan omistuksessa. Entinen puheenjohtaja on auttanut omistusoikeuden siirtämisessä nykyiselle yhdistyksen nimenkirjoittajalle. Uusi sopimus kirjataan siten, että tietokanta on yhdistyksen omaisuutta. Jalostustietokannan lasku on erääntynyt 26.1.2024. Siihen on saatu palveluntarjoajalta maksuaikaa perustuen yhdistyksen yritystilin saavuttamattomuuteen tällä hetkellä. Jalostustietokannan hankintadokumentaatiota alettu keräämään yhdistyksen Drive-tilille siihen liittyvään kansioon.
- Perustetaan kyselylomake, jolla kartoitetaan kasvattajien käyttökokemuksia vuonna 2023 käytössä olleesta jalostustietokannasta. Myös saatu jo palautetta ja ajatuksia kehityksen suhteen käyttöä kokeilemaan ehtineeltä kasvattajalta, jolla kokemusta saman palveluntarjoajan tietokannasta myös toisen lajiyhdistyksen parissa.
- Martina Munther ehdottaa, että maksetaan vielä tämä vuosi jalostustietokannan lisenssistä, jotta saataisiin huolellisesti kartoitettua palautteet hankinnasta kahdella kyselykierroksella, ensin 2023 käyttöä kokeilemaan ehtineille ja myöhemmin kesällä toisella, kun tietokantaa saadaan avattua myös muiden jäsenten käyttöön. Ajatuksena kyselyiden perusteella on osallistaa jäsenistö kehitystyöhön ja hankintaan. Esitys jalostustietokannan lisenssin jatkamisesta tai päättämisestä tehdään sääntömääräiseen syyskokoukseen 2024.
- Puheenjohtaja Ely Vanloo huomauttaa, että tietokantapalvelun hinta ei välttämättä perusteltu, kun tietokannassa on runsaasti vielä kehitettävää, eikä keskeneräisestä alustasta kuuluisi maksaa täyttä hintaa. Martina selvittää palveluntarjoajalta, onko lisenssin kustannuksiin mahdollisuutta saada hyvitystä perustuen alustan keskeneräisyyteen.

9. Tapahtumien järjestäminen
- Juhlanäyttely 25.5.2024
Päätetään järjestää Juhlanäyttely Tampereen seudulla, jossa katsotaan olevan aktiivisia harrastajia auttamassa järjestelyissä, ja jonka koetaan olevan sijainniltaan hyvien kulkuyhteyksien päässä monesta suunnasta. Luonnos näyttelykutsusta on kirjoitettu valmiiksi. Ely Vanloo ehdottaa myös hamsterin valokuvauttamispisteen järjestämistä tähän näyttelyyn, ehdotusta kannatetaan.
- Nordic Winner & tuplanäyttely 31.8.2024
Päätetään järjestää Turun seudulla. Martina kartoittaa potentiaalisia tiloja. Hallituksen jäsenillä ei ole kokemusta Nordic Winner -näyttelyn konseptista, päätetään kysyä järjestelyyn apua aikaisemmin tapahtuman järjestämiseen osallistuneilta henkilöiltä.

10. Näyttelytoimikunta
Jonna Tikka esittänyt ajatuksen näyttelytoimikunnan perustamisesta, jonka pohjalta on päätetty laatia ohjeistus ja keskustelukanava näyttelyiden järjestämisestä kiinnostuneille. Näyttelytoimikunnan perustamisesta lähetetään yhdistyksen sosiaalisen median kanavilla perjantaista lähtien ilmoitukset. Näyttelytoimikunnan perustamalla voidaan aktivoida näyttelyiden järjestämisestä kiinnostuneita vapaaehtoisia mukaan tapahtumien tuottamiseen ilman varsinaista järjestämisvastuuta. Todetaan, että on kirjoitettu yhdistyksen Drive-alustalle ohjetiedostot näyttelytoimikuntaa varten avattuun kansioon.

11. Poskipussi 1/2024
Ely Vanloo luvannut taittaa toimikauden Poskipussit. Ely esittelee luonnokset, jotka saavat kiitosta. Päivitetään yhdistyksen Drive-tilillä yhteiskäyttötiedostossa sisältösuunnitelmaa, johon kootaan lehden välityksellä tiedotettavat materiaalit.

12. Rekisteröinti
Janika Kovalainen vahvistaa, että rekisteröinti on lähtenyt sujuvasti käyntiin ja rekisteröintejä on tullut aktiivisesti.

13. Tuomarikoulutukset
Todetaan, että ulkomuototuomarikoulutuksen osalta tiedot siirretty uudelle ulkomuototuomareiden koulutusvastaavalle Jonna Tikalle. Lemmikkituomarioppilaiden tietoja ei ole siirretty uudelle koulutusvastaavalle Martina Muntherille. Keskustellaan koulutusten kestosta ja sisällöstä. Todetaan, että koulutuksen sisältöä olisi tarpeen ottaa suunnitteluun uudelleen.

14. Jäsenrekisteri
Jäsenrekisterialustana käytetään Membookia, joka koettu kustannuksiltaan korkeana, mutta todettu silti, että toimiva järjestelmä ei anna aihetta muutoksille tilanteessa, jossa on runsaasti muita akuutimpia kehitystarpeita. Päätetään pohtia kuluvan toimikauden aikana vaihtoehtoja jäsenrekisterialustalle.

Pohditaan jäsenhankinnan keinoja, kuten kampanjoiden tai alennuskoodien käyttöä. Pia Paananen ehdottaa ainakin yhdistyksen mainoksen teettämistä, jonka voisi antaa rekisteripapereiden ohessa poikasen ostajalle. Keskustellaan myös poikuepakettituotteen perustamisesta, johon voisi kuulua poikuerekisteröinti, 10 Hoitopussi-nidettä, 10 jäseneksiliittymiskuponkia yhdistyksen mainoksen kanssa. Keskustellaan Hoitopussien tämänhetkisestä määrästä ja sijoituspaikasta, joista ei ole tietoa. Selvitetään Hoitopussien painokustannukset ja suunnitellaan poikuepakettituotteen kehittämistä sen jälkeen. 10 Hoitopussin pakettihinta on tällä hetkellä 13 euroa, arvioitu poikuepaketin sopivaksi hinnaksi 20 euroa.

15. Yhdistyksen talous
Ely Vanloo vahvistaa, että nimenkirjoittajan tekemä pyyntö päivittää tilinkäyttöoikeudet yhdistyksen tiliin sekä pöytäkirjat tilinkäyttöoikeuksien myöntämisestä on lähetetty pankille 26.2.2024. Asiakirjojen arvioitu käsittelyaika on noin kaksi viikkoa. Yhdistyksen tilin tämänhetkisestä saldosta ei ole tietoa.

16. Saapuneet kirjeet ja ilmoitusasiat
Saapuneita kirjeitä ei ole ja käsitellään ilmoitusasiat seuraavassa kohdassa.

17. Muut esille tulevat asiat
Ehdotetaan seuraavan kokoukseen asialistalle yhdistyksen laatimien sisäisten sääntöjen täsmentämistä:

- Ehdotetaan lisättäväksi näyttelysääntöihin kohta, joka määrittelee, että sertifikaatin voi myöntää ainoastaan erinomaisen arvosanan saaneelle eläimelle. Nykyisin säännöt mahdollistavat sertifikaatin myöntämisen kaikille tuomarin harkinnan mukaan arvokkaiksi katsomille eläimille, myös S-sijojen ulkopuolelle.

- Ehdotetaan lisättäväksi sekä näyttely- että kasvattajanimisääntöihin lausuma siitä, millainen käsittelyprosessi tai päätöksentekomenettely tulee toteutua sääntöjen muuttamiseksi ja kuka on oikeutettu tekemään muutoksia. Tämän avulla varmistetaan selkeä ja systemaattinen lähestymistapa sääntöjen päivitykseen, ja että muutokset hyväksytään asianmukaisesti ennalta määritellyn menettelyn kautta.

- Ehdotetaan seuraavan hallituksen kokouksen esityslistalle täsmennystä liittyen tuomareiden päivärahojen maksatukseen. Yhdistys on laiminlyönyt päivärahojen ilmoittamista tulorekisteriin, minkä välttämiseksi on uudistettu yhdistyksen kirjanpitoon pohja matkalaskulle, joka toimitetaan toimitsijoille. Martina Munther kirjoittaa ohjeistuksen tuomareiden päivärahojen maksatuksesta sekä käyttöohjeen matkalaskupohjalle. Tullut ilmi, että tuomareilla on esiintynyt aiemmin käytäntöä kuitata henkilökohtaisia näyttelyn ilmoittautumismaksujaan matkalaskulla. Todetaan, että nämä eivät ole matkalaskulla korvattavia kuluja. Täsmennetään ohjeistusta sen osalta, että kaikkien näyttelyyn ilmoittautuneiden tulee maksaa näyttelyiden ilmoittautumismaksut.

- Martina Munther ehdottaa seuraavan hallituksen kokouksen esityslistalle keskusteluun tuotavaksi ehdotusta koskien päivärahan ja matkakulujen korvaamista niille hallituksen jäsenille, jotka osallistuvat näyttelyiden järjestämiseen ja toteuttamiseen yhdistyksen kutsumana. Päivärahat ja matkakulut korvattaisiin hallituksen jäsenelle normaalilla matkalaskulla verohallinnon periaatteiden mukaisesti huomioiden, että toimihenkilö nauttii tapahtumassa ilmaisen lounaan. Käytäntö voisi olla kannustava ja oikeudenmukainen tapa arvostaa niitä hallituksen jäseniä, jotka osallistuvat näyttelyiden järjestämiseen ja sitoutuvat näin ollen merkittävään työpanokseen yhdistyksen toiminnassa.

- Pia Paananen ehdottaa seuraavan hallituksen kokouksen esityslistalle pohtia vaihtoehtoja, mitä toimenpiteitä hallituksen tulee varautua viemään eteenpäin, mikäli yhdistyksen tilillä havaitaan selkeää laiminlyöntiä tai varallisuuden väärinkäyttöä. Pidetään varojen vapaaehtoista palautusta yhtenä vaihtoehtona, jolloin on mahdollista saada taloudellinen vahinko korvattua yhdistykselle ilman oikeudellisia toimia. Oikeudellinen perintä tulee kyseeseen, jos vapaaehtoisesta palautuksesta ei päästä sopimaan. Väärinkäytöksen antaessa aihetta rikosoikeudelliseen tutkimukseen, tekee hallitus rikosilmoituksen tutkinnan käynnistämiseksi ja rikosoikeudellisten seuraamusten selvittämiseksi. Pidetään yksimielisesti tärkeänä, että hallitus ryhtyy ripeisiin toimenpiteisiin mahdollisen väärinkäytön havaitsemisen jälkeen. Varojen väärinkäyttö aiheuttaa merkittävää taloudellista vahinkoa yhdistykselle, joka vaikuttaa toiminnan jatkuvuuteen ja aiheuttaa mainehaittaa. On hallituksen velvollisuus suojella yhdistyksen etua ja varmistaa, että jäsenten luottamus yhdistyksen hallintoon säilyy.

18. Seuraava kokous
Päätetään järjestää seuraava kokous noin kahden viikon päästä ja kartoittaa kokoukselle sopiva ajankohta Doodle-kyselyllä.

19. Kokouksen päättäminen
Puheenjohtaja Ely Vanloo päätti kokouksen klo 21.27.