Pöytäkirja: Hallituksen kokous 17.3.2024

[Ylläpito]

PÖYTÄKIRJA
Hallituksen kokous 3/2024
Suomen Hamsteriyhdistys ry.
 
Aika: su 17.3.2024 klo 19.30
Paikka:   Google Meet

Läsnä: Pia Paananen, yhdistyksen varapuheenjohtaja, Martina Munther, hallituksen jäsen, Janika Kovalainen, hallituksen jäsen, Jonna Tikka, hallituksen jäsen

 
ESITYSLISTA
1. Kokouksen avaus
Varapuheenjohtaja Pia Paananen avasi kokouksen klo 20.10.

2. Kokouksen järjestäytyminen
Valittiin kokouksen puheenjohtajaksi Pia Paananen, sihteeriksi Martina Munther.

3. Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
Kokouksen puheenjohtaja totesi kokouksen lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.
   
4. Esityslistan hyväksyminen kokouksen työjärjestykseksi
Esityslista hyväksyttiin kokouksen työjärjestykseksi.

5. Edellisten kokousten pöytäkirjojen hyväksyminen
Edellisen kokouksen pöytäkirja Hallituksen kokous 28.2.20224 2/2024 hyväksyttiin sellaisenaan.

6. Sääntömuutosten menettelyohjeiden kirjaaminen
Martina Munther ehdottaa kirjattavaksi sekä näyttelysääntöjen että kasvattajanimisääntöjen yhteyteen kohdan:

Sääntöjen muuttaminen:
Yhdistyksen hallituksella on oikeus esittää muutoksia sääntöihin. Nämä esitykset tulee käsitellä yhdistyksen jäsenkokouksessa. Muutokset tulevat voimaan yhdistyksen jäsenkokouksen päättämänä määräaikana, kun ne on hyväksytty jäsenkokouksessa ja kirjattu yhdistyksen virallisiin asiakirjoihin. Jäsenille on ilmoitettava muutoksista asianmukaisesti ennen jäsenkokousta, jotta kaikilla on mahdollisuus tutustua ehdotettuihin muutoksiin. Jäsenkokouksen päätös muutosten hyväksymisestä tai hylkäämisestä tehdään jäsenten enemmistön äänestyksellä.

Keskustellaan esityksen taustoista ja aiemmista käytännöistä. Ongelmallista on, että sääntömuutoksia on ilmeisesti tehty useampia ilman, että niistä on pöytäkirjamerkintöjä tai ilman, että päivityksiä on tehty yhdistyksen asiakirjoihin.

Tiedossa on, että esimerkiksi tuomarikoulutusuudistuksia on tehty ilman tiedotusta. Muutokset ovat liittyneet koulutuksen sisältöön ja rakenteeseen. Hyvän hallintotavan mukaista olisi varmistaa tiedon siirtyminen seuraaville toimikausille huolellisella tiedotuksella ja läpinäkyvällä päätöksentekomenettelyllä.

Tiedossa on, että esimerkiksi eläinten rekisteröinnistä puuttuvat säännöt, vaikka uudistettu talvikoiden ja campbellien osalta vaatimuksella sukupolvien jäljitettävyyden osalta.

Ehdotusta kannatetaan. Tuodaan tämä sääntömuutosehdotus syyskokouksen käsiteltäväksi, jossa muotoilua voi tarvittaessa vielä parantaa. 

7. Näyttelysääntöjen päivittäminen
Syyskokouksessa tehtyjä päätöksiä ei ole sellaisenaan viety näyttelysääntöihin. Minimikoot ja ohjeistukset tulee vielä tarkistaa syyskokouksen 2023 päätöksiä noudattaviksi ja lisätä tarkennus itsetehtyjen kuljetuslaatikoiden käytön kieltämisestä.

Keskustellaan myös kasvattajaluokan ja sukupolviluokan merkityksestä. Näitä luokkia ei olla esitetty näyttelyissä vuosiin, mutta pohditaan, johtuuko se huonosta markkinoinnista ennemmin kuin siitä, että luokat olisivat tarpeettomia. Pidetään kuitenkin toisaalta lisäarvoa potentiaalisesti tuovina. Päätetään siirtää asiasta keskusteleminen seuraavaan kokoukseen.

8. Tuomarikoulutuskäytäntöjen uudistaminen
Keskustellaan, kuinka yhdistyksen tuomarikoulutuskäytäntöjä voitaisiin selkiyttää ja toisaalta lisätä joustavuutta tilanteessa, jossa elämäntilanteiden normaali kirjo ei hankaloittaisi turhaan arvosteluoikeuksien voimassaoloa. Yhdistys haluaa mahdollistaa kasvatus- ja arvostelukokemuksen huomioimisen omilla käytännöillään.

Keskustellaan muun muassa dokumentaation tuomista mahdollisuuksista. Näyttelytilanteita voitaisiin entistä tehokkaammin hyödyntää esimerkiksi uusien värien ja kuvioiden dokumentaatioon valokuvaamalla. Toisaalta koetaan, ettei pelkkien kuvien kautta eläimistä saa todellista käsitystä, eivätkä kuvat yksinään riitä korvaamaan esimerkiksi standardikomiteakäytäntöä.

Keskustellaan ulkomuototuomarien arvosteluoikeuksien ylläpitämisestä. Koetaan nykyinen järjestelmä osiltaan epätasa-arvoisena ja kankeana. Esimerkiksi ongelmallisena koetaan, että yhdistys ei ole velvollinen kutsumaan tuomaria ulkomuototuomariksi, mutta ulkomuototuomari menettää arvosteluoikeutensa ollessaan viiden vuoden ajan arvostelematta. Joissain tapauksissa tällainen ulkomuototuomari saattaa olla kutsuttu näyttelyihin arvostelemaan, mutta lemmikkiluokkiin. Keskustellaan, heijastuuko arvostelemattomuus tosiasiassa arvostelevan tuomarin taitoihin. Keskustellaan, tulisiko yhdistyksen rooli olla ennemmin puitteita kouluttautumisen ja osaamisen päivittämiseen tarjoava.

Ehdotetaan, että järjestetään jokaiseen SHY:n näyttelyyn niin sanottu katselmointimahdollisuus. Katselmoinnilla tarkoitettaisiin arvostelevan tuomarin arvostelun seuraamista ("tuomarikuuntelua") ja mahdollisesti siitä jonkinlaisen raportin kirjoittamista ulkomuototuomarikoulutusvastaavalle. Tällaisella hyväksytysti suoritetulla katselmointisuorituksella voitaisiin myöntää arvosteluoikeuksien palauttaminen tuomarille, jolla lajin arvosteluoikeudet ovat päässeet erääntymään. Pyritään saamaan ehdotukselle kommentteja tavoitettavissa olevilta nykyisiltä ja entisiltä ulkomuototuomareilta, joiden perusteella laaditaan lopullisesti muotoiltu ehdotus yhdistyksen syyskokouksen päätettäväksi.

Keskustellaan kasvattaja- tai jalostuspäivien järjestämisestä. Idea on ollut esillä aiemminkin, mutta ilmeisesti kaatunut järjestämisvaikeuksiin. Tunnistetaan, että ongelmallista löytää kaikille sopivaa aikaa ja tapahtumapaikkaa, joka lisää kynnystä osallistua sinällään hyödylliseen tapahtumaan. Resurssien mahdollistaessa kasvattaja- ja jalostuspäivien järjestäminen voisi tulla kyseeseen, mutta pakollisena suorituksena sitä ei voida ajatella missään yhteydessä.

9. Toimenpiteet yhdistyksen taloushallinnon valvonnassa
Keskustellaan mahdollisuudesta laatia avustushakemus Suomen Kani- ja Jyrsijäliittoon. Avustushakemuksen tekeminen edellyttää kirjanpidon olemassaoloa. Kirjanpitoa ei tällä hetkellä ole saatavilla. Avustushakemus tehdään tarveperusteisesti liitteiden valmistumisen jälkeen.

Keskustellaan Suomen Kani- ja Jyrsijäliiton hallituksen edustajasta yhdistyksen puolesta. Todetaan, että tällä hetkellä Suomen Kani- ja Jyrsijäliiton hallituksessa on Suomen Hamsteriyhdistyksen edustajana hallituksen ehdolle asettunut Michaela David, joka on kuitenkin eronnut sekä yhdistyksen jäsenyydestä että luottamustehtävistään yhdistyksessä tammikuussa 2024. Suomen Kani- ja Jyrsijäliiton kevätkokouskutsua ei ole vastaanotettu vielä hallituksen kokoukseen mennessä. Suomen Hamsteriyhdistys ry osallistuu Suomen Kani- ja Jyrsijäliiton kevätkokoukseen ja hallitus päättää yhdistyksen edustajasta sisäisesti.

10. Päivärahaohjeistuksen päivittäminen
Sihteeri Martina Munther kertoo, että on päivittänyt ja lähettänyt tuomareille ohjeistuksen. Ehdottaa, että jatkossa tuomareita koskevaa tiedotusta varten voisi olla perusteltua tehdä yhdistyksen hallinnoima sähköpostilista arvosteluoikeudet omaavien tuomareiden ajankohtaisista yhteystiedoista. Nykyisillä tuomarilistoilla esimerkiksi ulkomuoto- ja lemmikkituomarioikeudet omaavalla tuomarilla saattoi olla eri sähköpostiosoitteet ilmoitettuna erillisillä listoilla.

Ehdotetaan, että tuomareita koskevaan tiedotukseen voisi perustaa verkkosivuille tai jäsentiedotukseen aivan erillisen oman alueensa, josta kootusti löytyisivät tuomareita koskevat ohjeet, tiedotteet, matkalaskut ja niin edelleen. Alusta toimisi ikään kuin tuomareiden intrana ja olisi kirjautumisen takana. Ehdotusta kannatetaan ja asian suunnittelua pyritään jatkamaan. Ensisijaisesti selvitetään, onko yhdistyksen käyttämän jäsenrekisterijärjestelmän Membookin kautta mahdollista toteuttaa tällaista eriytettyä tiedotusväylää.

11. Yhdistyksen maksuliikenteen hoitaminen tapahtumissa
Yhdistyksen maksupäätelaitetta ei ole palautettu nykyiselle hallitukselle. Keskustellaan eri vaihtoehtoista maksuliikenteen hoitamiseen yhdistyksen järjestämissä tapahtumissa. On kartoitettu, että MobilePay-järjestelmän kulut ovat kohtuullisia 1,75 % per maksutapahtuma. Selvitellään vielä erikseen, liittyykö palveluun aloitus- tai kuukausimaksua, tai muuta piilokuluja.

Keskustellaan, että joissain yhteyksissä on toimittu myös siten, että MobilePay-maksut menevät yksityishenkilöille tai rahastonhoitajan MobilePay-tilille, joka puolestaan tilittää varat yhdistyksen tilille.

Jatketaan kartoitusta vaihtoehdoista. Selvitetään Pivon käytettävyys.

12. Jalostustietokanta
Tilanne on, että nykyinen palveluntarjoaja lopettaa palvelun. Kehittämistä ei voida jatkaa ja hankintaan sijoitetun yhdistyksen varallisuuden perusteltavuus on tutkimuksen alaisena.

Ehdotetaan vaihtoehtoisten jalostustietokanta-alustojen kartoittamista. Ehdotetaan yhtenä vaihtoehtona järjestelmää Zooeasy. Koetaan, että tärkeää, että jalostustietokanta on selainkäyttöinen.

Kerrotaan, että Suomen Marsuyhdistyksellä on oma sukutietokantansa marsuille, jonka on tehnyt yhdistyksen aktiivina toimiva yksityishenkilö.

Jatketaan mahdollisuuksien kartoittamista.

13. Messut
Todetaan, että seuraavat messut ovat Lemmikkimessut Helsinki 20.–21.4.2024. Yhdistys on perinteisesti osallistunut Lemmikkimessuille, joten osallistumista pidetään tärkeänä. Martina Munther ilmoittaa alustavasti kykenevänsä vastaamaan messujärjestelyistä. Selvitetään Helsingin Messukeskukselta ilmoittautumisen tilanne.

Yhdistys on vuonna 2023 ollut Lemmikki Tampere 12.–13.10.2024 -messuilla. Vuodelle 2024 ei ilmoittautumista ole tehty, mutta ilmoittaudutaan, jos hallitus niin tilannekohtaisesti päättää.

14. Saapuneet kirjeet ja muut esille tulevat asiat

Ehdotetaan saapuneiden kirjeiden käsittelyä seuraavassa hallituksen kokouksessa ajanpuutteen vuoksi.

15. Seuraava kokous
Seuraava kokous on yhdistyksen sääntömääräinen kevätkokous 30.3.2024 klo 14 Jyväskylässä. Kokoukseen on myös etäosallistumismahdollisuus. Kokous on kaikille jäsenille avoin.

16. Kokouksen päättäminen
Puheenjohtaja Pia Paananen päätti kokouksen klo 21.46.