Pöytäkirja: Hallituksen kokous 31.1.2024

[Ylläpito]

Otteita hallituksen kokouksesta 31.1.2024.

PÖYTÄKIRJA
Hallituksen järjestäytymiskokous
Suomen Hamsteriyhdistys ry.


Aika:    ke 31.1.2024 klo 19
Paikka:   Teams

1 Kokouksen avaus
Yhdistyksen puheenjohtaja Ely Vanloo avasi kokouksen klo 19.01.

2 Kokouksen järjestäytyminen
Valitaan kokouksen puheenjohtaja ja sihteeri sekä kaksi pöytäkirjantarkastajaa.
Valittiin kokouksen puheenjohtajaksi Ely Vanloo ja sihteeriksi Martina Munther. Valittiin pöytäkirjantarkastajiksi Jonna Tikka ja Janika Kovalainen.

3 Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
Puheenjohtaja totesi kokouksen lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.

4 Hyväksytään kokouksen työjärjestys
Hyväksytään kokouksen työjärjestys sellaisenaan.

5 Hallituksen 2024 järjestäytyminen ja toimihenkilöiden valinta
Ylimääräinen yleiskokous 26.1.2024 valitsi yhdistyksen puheenjohtajaksi Ely Vanloon eronneen puheenjohtajan tilalle.
Eronneiden hallitusten jäsenten tilalle valittiin hallituksen jäseniksi Janika Kovalainen, Jonna Tikka, Martina Munther ja Pia Paananen.

Yhdistyksen toimihenkilöt
Varapuheenjohtaja: Pia Paananen
Sihteeri: Martina Munther
Jäsensihteeri: Pia Paananen
Rahastonhoitaja: Ely Vanloo
Näyttelytuomarien hankinta: Jonna Tikka
Ulkomuototuomarien koulutus: Jonna Tikka
Lemmikkituomarien koulutus: Martina Munther

Näyttelytoimikunta
Näyttelypaikat: perustetaan näyttelytoimikunta, joka koordinoi
Infovastaava: perustetaan näyttelytoimikunta, joka koordinoi
Väliaikakilpailuvastaava: perustetaan näyttelytoimikunta, joka koordinoi
Palkintovastaava: perustetaan näyttelytoimikunta, joka koordinoi
Toimihenkilövastaava:  perustetaan näyttelytoimikunta, joka koordinoi
Buffettivastaava(t?): perustetaan näyttelytoimikunta, joka koordinoi
Toimihenkilöiden ruoka: perustetaan näyttelytoimikunta, joka koordinoi

Vuoden Voittaja -pisteet (kaikki luokat): Lea Kallio
Tulosvastaava: Lea Kallio, lisätään tulosvastaavan tehtävä myös osaksi näyttelytoimikuntaa.
Tittelivastaava: Lea Kallio

Kasvatusasiat
Standardikomiteavastaava: Ely Vanloo
Syyrialaisten kasvattajanimianomukset ja -muutokset: Jonna Tikka
Kääpiöhamstereiden kasvattajanimianomukset & -muutokset: Jonna Tikka
Kasvattajakurssivastaava: Ely Vanloo

Muut asiat
Hamstereiden rekisteröinti: Janika Kovalainen
Sähköpostineuvonta: Janika Kovalainen
Poskipussin päätoimittaja & taitto: tiedustellaan, tarvittaessa Ely Vanloo
Poskipussin toimittaja: tiedustellaan kiinnostuneita. Poskari-toimikunnan perustaminen myös mahdollista.
Tekninen ylläpito (foorumi & nettisivut): Ely Vanloo
Esitteet & kaavakkeet: Ely Vanloo

Lisäksi keskusteltiin toimihenkilöiden yhteydessä sukutietokannan tilanteesta sekä jäsenrekisterijärjestelmästä.

Lisäksi keskusteltiin sukutietokannan tämänhetkisestä statuksesta, ilmeisesti tilanne sellainen, että on maksettu suunnitellusta ja tilatusta tuotteesta, jota ei kuitenkaan olla otettu
käyttöön. Tilanne kuvautuu epäselvänä tällä hetkellä. Jonna Tikka esittää, että muitakin vaihtoehtoja on, kuten Kintraks, joka on ollut laajemmin ja pitkään käytössä.

Jäsenrekisteriin liittyen Pia Paananen tarkistaa, että sähköpostista löytyi lasku, jossa 18.1. ollut eräpäivä membookissa. Jäsenrekisterin hinnaksi arvioitu noin 200 euroa vuodessa.
Pohdittiin, olisiko jäsenrekisterin palveluntarjoajan vaihtamisessa säästökeinoja. Tarkistettiin, että Yhdistysavaimen ilmainen versio riittäisi SHY:lle. Ely Vanloo selvittää, onko saanut
tunnukset yhdistyksen käyttämään membook-jäsenrekisteriin. Pia Paananen vahvistaa, että tullut jäsenhakemuksia yhdistyksen sähköpostiosoitteeseen.
Uusien jäsenten lisääminen jäsenrekisteriin kuitenkin tällä hetkellä epäselvää, koska membook-järjestelmään ei olla saatu tunnuksia eikä käyttöohjeita edelliseltä hallitukselta.

Kokouksessa todettiin tilinkäyttöoikeuksien päivittäminen sekä seuraavat toimenpiteet yhdistyksen tilan selvittämiseksi ja toiminnantarkastuksen toteuttamiseksi.